スタッフによる冊子作成日誌
大量の原稿データは分けて作成・保存しよう〜プロジェクトＯ〜
皆さん、こんにちは。オリンピア印刷の藤原です。
３月も終わりに差し掛かり、今年度もいよいよ大詰めとなってきましたね。
このたび、俳句集の原稿が完成しました！
内容を吟味し、書いては消して…の連続の末、ようやく仕上がったので、喜びもひとしおです。
そこで今回は、原稿作成時を振り返って「こうしたら便利だな！」と気づいたことをお話しします。
私はWordを使い、約200ページの原稿データを作成しました。
作成中は、すでに書き終えた部分までさかのぼって修正や挿入、削除をしたり、ページ順を入れ替えたりする作業が何度もありました。
はじめのうちは良かったのですが、作成が進みデータ量が増えるにつれ、それらの作業がだんだん大変になってきたんです。
「あの箇所を修正したい」と思って目的の箇所を探すにも、「ここかな？いや、違った…」と何ページにも及ぶ画面をスクロールし続けてなくてはならず、思った以上に手間がかかりました。
そこで、1つのファイルとして作成・保存していた原稿データを複数のファイルに分けることにしました。
俳句集は「春・夏・秋・冬」と4つの章で構成しましたので、ファイルも4つそれぞれの章に分けて作成・保存してみたんです。
すると、例えば「春の句を追加したい」と思った時には春のファイルを開けばすぐに追加できるようになりましたし、各データの量が少なくなった分、修正したい箇所を探し出す作業も断然スムーズになりました！
このように、原稿データを分けて作成・保存するととても便利だと気づきました。
このことを先輩に伝えたところ、オリンピア印刷からは注意してほしい点が2つある、と言われました。
1つ目は、掲載順がはっきりと分かるように、ファイル名には番号をつけておくこと。
今回私が作成した4つのファイルを例にとりますと、もしファイル名が「春」「夏」「秋」「冬」など章のタイトルだけでしたら、どの章から順に掲載すればいいのか手がかりがつかめない、とのことです。
なるほど、特にこの俳句集は、一般的な春から始まる順ではなく「夏」「秋」「冬」「春」の夏から順に掲載したいので、掲載順がはっきりと伝わるように、番号をつけないと混乱のもとになりかねませんね。
2つ目は、「表紙」と「背表紙」のデータは「本文」のデータとはあらかじめ分けて、それぞれ独立したファイルとして作成・保存しておくこと。
これも入稿時にごっちゃにならないよう、トラブル防止として必要だそうです。
その他、データ作成の疑問や不明な点などありましたら、
小さなことでもお答えいたしますので、お気軽にご相談くださいね！
本文データのファイル名に番号をつけておくと、掲載順が一目瞭然。「○○の章」「まえがき」など、内容も併記しておくとさらに分かりやすくなりますよ。
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オリンピア印刷株式会社
2017年03月29日
